Waarom een oude werkbonapp niet meer van deze tijd

Het bijhouden van werkbonnen is een belangrijk aspect van veel bedrijven. Vroeger werd dit vaak gedaan met behulp van een ouderwetse werkbonapp, maar deze methode is niet meer van deze tijd. In dit artikel zullen we de redenen bespreken waarom het oude werkbonapp niet meer geschikt is voor moderne bedrijven en waarom het vervangen ervan door een digitale werkbon een betere optie is.

Wat is een werkbonapp?

Een werkbonapp is een applicatie waarmee bedrijven hun werkbonnen kunnen bijhouden. Een werkbon is een document dat wordt gebruikt om werkzaamheden te registreren, inclusief de tijd die aan elke taak wordt besteed en eventuele materialen die worden gebruikt. Het kan ook details bevatten over de klant, de locatie van het werk en andere belangrijke informatie.

De oude werkbonapp

De oude werkbonapp was vaak een papieren formulier dat werd ingevuld door medewerkers op locatie. Deze formulieren werden vervolgens teruggebracht naar het kantoor, waar de informatie werd overgezet in een systeem. Dit proces was tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien waren papieren werkbonnen vatbaar voor verlies, beschadiging en vervalsing.

Daarnaast hadden bedrijven vaak te maken met problemen met betrekking tot de leesbaarheid van de papieren werkbonnen. Het handschrift van medewerkers was soms moeilijk te lezen, waardoor het lastig was om de informatie correct over te nemen. Dit leidde tot onnauwkeurigheden in de gegevens en vertragingen in de facturatie.

Waarom een digitale werkbon een betere optie is

Een digitale werkbon biedt tal van voordelen ten opzichte van het oude werkbonapp. Hieronder hebben we de belangrijkste redenen op een rijtje gezet waarom je zou moeten overstappen op een digitale werkbon.

Efficiëntie en tijdsbesparing

Met een digitale werkbon kan de informatie rechtstreeks vanaf de locatie van het werk worden ingevoerd in het systeem. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten. Bovendien kunnen werkzaamheden sneller worden verwerkt, waardoor facturatieprocessen sneller kunnen worden afgerond. Dit zorgt voor een verbetering van de cashflow van het bedrijf.

Betere communicatie

Een digitale werkbon biedt ook betere communicatie tussen medewerkers en kantoorpersoneel. Het is mogelijk om real-time updates te ontvangen over de voortgang van een project, de locatie van het werk en de gebruikte materialen. Dit zorgt voor een betere samenwerking en afstemming tussen teams, waardoor de efficiëntie van het bedrijf wordt verbeterd.

Hoe werkt een digitale werkbon?

Een digitale werkbon werkt met behulp van een app die op een smartphone of tablet kan worden geïnstalleerd. Medewerkers kunnen hun werkzaamheden en uren invoeren op de app en de informatie wordt vervolgens automatisch gesynchroniseerd met het systeem van het bedrijf.

De app kan ook andere functies bieden, zoals het scannen van barcodes om materialen te registreren en het maken van foto’s om de voortgang van een project vast te leggen. Dit zorgt voor een volledig en nauwkeurig beeld van alle werkzaamheden die worden uitgevoerd.

Hoe implementeer je een digitale werkbon in je bedrijf?

Het implementeren van een digitale werkbon in je bedrijf is relatief eenvoudig. Hieronder hebben we de belangrijkste stappen op een rijtje gezet.

Kies de juiste software

Er zijn tal van software-oplossingen beschikbaar voor digitale werkbonnen. Kies een oplossing die past bij de behoeften van je bedrijf en zorg ervoor dat het systeem gemakkelijk te gebruiken is voor medewerkers op locatie.

Geef training aan je medewerkers

Zorg ervoor dat alle medewerkers die gebruik zullen maken van de digitale werkbon, voldoende training krijgen. Dit kan in de vorm van een workshop of een online training. Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe het systeem werkt en hoe ze hun werkzaamheden op de app kunnen invoeren.

Test het systeem

Voordat je het systeem volledig uitrolt, is het belangrijk om het systeem eerst te testen. Voer een aantal testprojecten uit om te kijken of het systeem goed werkt en of er eventueel nog aanpassingen nodig zijn.

Rol het systeem uit

Wanneer het systeem is getest en alle medewerkers zijn opgeleid, kun je het systeem volledig uitrollen in je bedrijf. Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe ze toegang kunnen krijgen tot de app en hoe ze hun werkzaamheden kunnen invoeren.

Conclusie

De oude werkbonapp is niet meer geschikt voor moderne bedrijven. Het proces van het invullen van papieren werkbonnen is tijdrovend, foutgevoelig en leidt tot onnauwkeurigheden in de gegevens. Het overstappen naar een digitale werkbon biedt tal van voordelen, waaronder efficiëntie, betere communicatie en verhoogde nauwkeurigheid. Het implementeren van een digitale werkbon is relatief eenvoudig en kan leiden tot aanzienlijke verbeteringen in de efficiëntie van je bedrijf.