Een offerte is een zakelijk document dat de klant informeert over de prijzen van het leveren van een bepaald product of dienst. Vaak wordt een offerte gebruikt als het ene bedrijf het andere bedrijf ergens voor nodig heeft. Dat betekent dat de geïnteresseerde partijen hun offertes sturen om het project binnen te slepen. Over het algemeen kost het een hoop tijd en moeite om de juiste bedragen en prijzen te berekenen, al helemaal omdat het bedrijf dat hierin het beste bedrag biedt, het project binnen zal slepen.

 

Soms benaderen bedrijven de specifieke organisatie om te vragen voor een offerte. Dat betekent dus dat ze op voorhand al geïnteresseerd zouden zijn,. In deze fase is het belangrijk dat je een gedetailleerd document stuurt met heldere beschrijvingen, om het project te krijgen. Als je deze stappen handmatig moet doorlopen kost het je veel extra moeite, en is de kans op fouten groter. Dat is de voornaamste reden dat het goed is om geautomatiseerde software te gebruiken. In dit artikel gaan we het hebben over de kwaliteiten van geautomatiseerde software.

Factuur

Unieke Referentie Nummers

Iedere voorbeeld factuur heeft een referentienummer om het document te identificeren. Vergelijkbaar met bijvoorbeeld studentnummers op een school. Geautomatiseerde offerte software helpt de organisatie om een uniek referentienummer aan te maken en toe te voegen aan de offerte documenten. De software zal dit soort nummers nooit per ongeluk dubbel aanmaken, of vergeten welk nummer dat ene document nou ook alweer had.

 

Kosten efficient

Geautomatiseerde software dat documenten als een voorbeeld offerte aanmaakt is kosten efficient vergeleken met handmatige methodes. Omdat het programma offertes moeiteloos opstelt, hoef jij alleen nog maar de belangrijkste gegevens toe te voegen, en klaar is kees. Het is niet meer nodig om met veel moeite een excel bestand aan te maken. Er zijn verschillende online mogelijkheden voor dit soort software; een daarvan is Facturatie Office. Deze software geeft klanten de mogelijkheid gratis documenten op te stellen. Ze hoeven zich alleen maar te registreren op de website.

 

Veiligheid

 

Geautomatiseerde offerte maak software houdt de gegevens van de gebruiker veilig. De software beschikt over cloud opslag, om alle gegevens zo veilig mogelijk op te bergen. Gebruikersnamen en wachtwoorden die nodig zijn voor toegang tot de cloud worden alleen gedeeld met de betreffende personen, en dat betekent dat er een erg kleine kans is dat data kwijtraakt of gestolen wordt. De software is biedt zelfs extra veiligheidsopties voor binnen de organisatie: zo kan er bijvoorbeeld voor gekozen worden bepaalde werknemers enkel toegang te geven tot bepaalde gegevens. Stel je voor hoe veilig en privacy gevoelig dat is!

 

Snelle toegang

Doordat alle data in de cloud is opgeslagen, is de database makkelijk toegankelijk  vanuit alle hoeken van de wereld. Het enige dat je nodig hebt is een internetverbinding en je kunt direct alle activiteiten zien in jouw account.

Factuur

Conclusie

In dit artikel hebben we het gehad over alle kwaliteiten waar geautomatiseerde software om documenten als een voorbeeld offerte op te stellen aan moet voldoen. Nu is het tijd voor jou om uit te zoeken of dit soort software iets is voor jouw organisatie of niet. We raden www.facturatieoffice.nl ten zeerste aan om de productiviteit van jouw onderneming te vergroten.