Een relevante kennisbank opzetten hoeft niet veel tijd te kosten

Een kennisbank opzetten heeft al veel bedrijven geholpen met het verhogen van de efficiënte. Daarnaast draagt het sterk bij aan de tevredenheid onder werknemers. Zij kunnen veel sneller informatie opzoeken als ze vragen of problemen hebben. Zonder kennisbank moeten zij op zoek naar een collega die hopelijk wel weet hoe het zit of hoe het moet. Dit kost veel tijd en dat gaat ten koste van de efficiëntie. Ten eerste moet de collega op zoek naar iemand die er meer verstand van heeft. Ten tweede kost het een andere medewerker tijd om het probleem uit te leggen en tot een oplossing te komen. Hierdoor zijn twee medewerkers binnen je organisatie met hetzelfde probleem bezig. In het ergste geval wordt er geen collega gevonden die de vragen kan beantwoorden waardoor het probleem onopgelost blijft. Dat is zonde, want met een goede kennisbank is dat allemaal niet nodig.

Een kennisbank past bij een moderne en open bedrijfsstructuur

Veel moderne bedrijven draaien op de kennis en ervaring van verschillende specialisten. Nederland is een kenniseconomie waarbij bedrijven vaak een open structuur hebben. Het opzetten van een kennisbank draagt bij aan zowel het verkrijgen en overdragen van kennis als het creëren van een open structuur. Met een kennisbank wordt de kennis van specialisten openbaar voor iedereen met toegang tot de kennisbank. Collega’s hoeven daardoor niet meer op zoek naar iemand die ze kan helpen. Er is sprake van kennis die voor iedereen beschikbaar is. Door deze openheid worden medewerkers aan elkaar verbonden en krijgen ze meer inzicht in het werk dat door anderen verricht wordt. Het is voor collega’s goed om van elkaar te weten wat voor werkzaamheden ze doen. Bovendien wordt elke medewerker een stuk flexibeler omdat ze meer informatie en inzicht tot hun beschikking hebben. Ze kunnen daardoor zelfstandiger werken en problemen zelf oplossen. Een bijkomend voordeel is dat kennis van specialisten automatisch wordt opgeslagen. Mocht een specialist de organisatie om wat voor reden dan ook verlaten, dan is de specialistisch kennis nog steeds voor iedereen beschikbaar door de kennisbank. Hierdoor verlies je niet direct een schat aan informatie als een belangrijke medewerker niet meer bij jouw organisatie betrokken is.